Software
DELECO in der Praxis - ERP-Software und Dokumentenmanagementsystem

DELECO® in der Praxis

Revisionssicheres Archiv und papierloses Büro bei der ZABAG Security Engineering GmbH

Als einer der führenden Hersteller von Zugangs- und Hochsicherheitsanlagen sind innovative Lösungen für die ZABAG Security Engineering GmbH Standard. Keine Frage also, dass auch in puncto Dokumentenmanagement nicht mehr auf verstaubte Aktenordner gesetzt wird.

Effizienter Workflow dank DELECO® ERP und ELOprofessional

Bereits seit 2008 ist die ERP-Software DELECO® bei ZABAG im Einsatz. Im Rahmen eines Relaunches, das die komplette Neuausrichtung der organisatorischen Strukturen beinhaltete, stand auch die Vision eines papierlosen Büros auf der Agenda. Dank der Anbindung des Dokumentenmanagementsystems ELOprofessional an DELECO® wurde diese Anforderung erfolgreich umgesetzt.

„Durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystem konnten wir eine spürbare Steigerung der Effizienz in den Bereichen Einkauf, Verkauf und natürlich der Buchhaltung erreichen. Die zentrale, revisionssichere Archivierung von Dokumenten und die vereinfachte Ablage von Papierbelegen zählen natürlich auch zu den Vorteilen.“ - Raiko Linzmann, DELECO®-Projektleiter ZABAG Security Engineering GmbH

Um dies zu erreichen, stehen beide Systeme über einen Webservice in ständigem Austausch. Bei ZABAG werden alle in DELECO® erstellten Dokumente automatisiert an das Dokumentenmanagementsystem übergeben. Die Informationen, welche ELO für die Verschlagwortung benötigt – zum Beispiel Kundendaten oder Auftragsnummern – werden live aus der ERP-Umgebung ermittelt.

„Insgesamt mussten wir feststellen, dass sich papiergebundene Prozesse nicht eins zu eins in digitale Abläufe übertragen lassen“, resümiert Raiko Linzmann. „Es bedarf eines gewissen Maßes an Disziplin und Durchhaltevermögen, um eingefahrene Strukturen nachhaltig zu verändern.“ Aber der Aufwand habe sich gelohnt: Die in ELO abgespeicherten Dateien sind dank ihrer eindeutigen Kennung für autorisierte Mitarbeiter zu jeder Zeit schnell auffindbar und können direkt aus DELECO® aufgerufen werden. Inzwischen sucht bei ZABAG niemand mehr in Aktenordnern nach Informationen. Das bis dato aufwändig geführte Papierarchiv wurde auf eine chronologisch sortierte Ablage reduziert. Rechnungen und auch Personalakten, Fertigungsaufträge oder Vertragsunterlagen lassen sich elektronisch und sicher im Dokumentenmanagementsystem hinterlegen.

Arbeitsabläufe gekonnt miteinander verknüpft

Die clevere Verbindung zum Dokumentenmanagement ist selbstverständlich nur ein Puzzlestück, welches die Arbeitsprozesse der Firma ZABAG optimiert, denn DELECO® ist als übergeordnete Organisationszentrale in beinahe allen Bereichen aktiv. Von Warenwirtschaft über Kalkulation und Produktionssteuerung bis zur Zeiterfassung – der hohe Leistungsumfang des ERP-Systems wird durchgängig genutzt.

Lesen Sie mehr in unserem Anwenderbericht: Immer einen Schritt voraus – mit Sicherheit

Der Anwender: ZABAG Security Engineering GmbH

Der im erzgebirgischen Grünhainichen beheimatete Betrieb hat sich als Systemanbieter von Hochsicherheitsanlagen etabliert und zählt zu den Marktführern und Innovationsgebern in seiner Branche. Die Installation von individuellen Zutritts-, Videoüberwachungs- und Alarmsystemen zählt ebenso zum Portfolio wie ein 24 Stunden verfügbarer After Sales Service.

Mehr über die ZABAG Security Engineering GmbH erfahren auf der Website des Unternehmens www.zabag.de oder auf YouTube.

Teaser Video YouTube - DELECO in der Praxis -  ERP und Dokumentenmanagementsystem

Bildunterschrift: Der Hochsicherheitspoller von ZABAG hielt dem Aufprall eines 24t schweren und 48 km/h schnellen LKWs mühelos stand. Video zum Bollard-Crashtest

 

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