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Die Kultur der Ablenkung – Wie wir nichts erreichen (Teil 2)

Die Kultur der Ablenkung – Wie wir nichts erreichen (Teil 2)

Nachdem Johannes Hennekeuser im letzten Gastbeitrag den Fokus auf das Thema „Digitales Multitasking“ gesetzt hat, soll es heute um den digitalen Brief gehen. Ist die E-Mail Fluch, Segen oder beides zugleich? Abgerundet wird der Beitrag mit einigen Tipps, wie man „richtig“ mit seinem digitalen Briefkasten umgeht.

E-Mail zur Ablenkung oder Produktivitätssteigerung?

Kennen Sie das? Sie versuchen konzentriert zu arbeiten, kommen aber einfach nicht dazu. Ständig klopft die digitale Welt an, um uns abzulenken – sei es durch eine Systembenachrichtigung des PCs, einen Anruf oder tolle neue Bilder auf Instagram, die alle Blicke auf sich ziehen. Dabei ist Konzentration in unserem komplexen Arbeitsalltag unerlässlich, um leistungsfähig zu bleiben.

Ein Hauptablenker ist unser E-Mail-Postfach, das wir gerne immer wieder zwischendurch checken. Sind wir aber dadurch produktiver geworden, dass wir jetzt deutlich schneller reagieren als früher, als noch Briefe geschrieben wurden? Schließlich gibt es einen Unterschied zwischen reagieren und antworten. Gerne machen wir das mittlerweile auch mit dem Smartphone – oftmals unabhängig davon, ob wir gerade in einem Gespräch mit jemand anderem sind. Häufig wird die E-Mail aber dann auf später vertagt, wieder als „ungelesen“ markiert und dann am PC zum zweiten Mal geöffnet …

Tipp 1: Es fängt schon bei der Urlaubsplanung an!

Die E-Mail-Flut ist überhaupt ein Übel. Das merkt man spätestens, wenn man aus dem Urlaub zurückkommt. Daher sollte man vor dem Urlaub einen Tag zum Aufräumen und Übergeben einplanen, und nach dem Urlaub einen zum Starten und Übernehmen. Stellt man sicher, dass man an diesen beiden Tagen für das Tagesgeschäft nicht erreichbar ist, kann man viel effizienter abschließen bzw. wieder starten.

Tipp 2: E-Mailen – Aber richtig! Grundregeln und der richtige Ablauf

  1. NEMA – Nur einmal anfassen: hat man eine E-Mail geöffnet, sollte man auch etwas mit ihr tun, denn sonst wird man sie immer wieder auf später verschieben und nie fertig.
  2. Zeit reservieren für das Bearbeiten von E-Mails zahlt sich aus, denn dann ist man deutlich schneller als wenn man dies nur nebenbei tut.
  3. Für die meisten E-Mails empfiehlt sich, diese am PC zu bearbeiten. Hier ist man mit Tastatur und großem Bildschirm nicht nur schneller, sondern hat auch alle anderen Tools zur Verfügung: den Kalender, Applikationen zum Bearbeiten der Anhänge und die Ablage.

Tipp 3: Als Ablauf einer E-Mail-Session empfiehlt sich:

  1. Überblick verschaffen
  2. Löschen ohne Lesen
  3. Erst selbst schreiben
  4. Dann beantworten
  5. Löschen oder Ablegen (siehe: NEMA)

Weitere Beiträge von Johannes Hennekeuser

Der Autor

Johannes Hennekeuser, Abenteurer, Triathlet und Publizist ist studierter Informatiker und IT-Manager. In seiner Freizeit ist er stets aktiv und beim Bergsteigen, Hochseesegeln oder Laufen anzutreffen. Als viel beachteter Redner mit Keynotes zu Leistung im heutigen digitalen Zeitalter sorgt er für überraschende Einsichten und professionelle Unterhaltung – so auch auf dem DELTA BARTH Kundentag 2019. Vielen Dank, Herr Hennekeuser, für dieses Highlight auf unserer Veranstaltung!

Kontakt:

  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
  • www.hennekeuser.com

 

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